Un Drive comun pentru asociație, organizat de la început
Situația
O asociație de femei dintr-un sat lucrează de câțiva ani la proiecte mici: un atelier de croitorie, o colectă pentru o familie care și-a pierdut casa într-un incendiu, o masă caldă pentru bătrâni de sărbători. Statutul e scanat în e-mailul președintei, contractele cu finanțatorul sunt la contabilă, pozele sunt în telefoanele a cinci voluntare. Când vine un nou apel de finanțare, jumătate din timp se duce pe căutat documente.
De ce aveți nevoie
Un cont Google al asociației (o adresă Gmail făcută special pentru asociație), protejat cu autentificarea în doi pași.
Adresele de e-mail ale membrilor care vor avea acces.
O oră liniștită, la calculator, pentru prima organizare.
Lista documentelor importante și locul unde se află acum fiecare.
Pașii
Intrați în Google Drive cu contul asociației și creați un dosar principal cu numele asociației.
Creați în el subdosare numerotate, ca să stea mereu în aceeași ordine: „01 Acte constitutive”, „02 Proiecte”, „03 Rapoarte”, „04 Ședințe și procese-verbale”, „05 Poze și video”, „06 Modele și logo”.
În „02 Proiecte” și „05 Poze și video”, faceți câte un subdosar pentru fiecare activitate, cu anul și luna în față: „2026-04 Curățenia de primăvară”. Așa se ordonează singure.
Stabiliți o regulă simplă pentru numele fișierelor și scrieți-o într-un document „Citiți-mă” pus în dosarul principal: data, apoi ce este. De exemplu „2026-03-15 Proces-verbal adunarea generală”.
Dați acces din butonul „Trimiteți” (Share) al dosarului principal. Consiliul și cei care scriu proiecte primesc rol de Editor, ceilalți membri rol de Cititor.
Pentru dosarul de poze, dați rol de Editor și voluntarilor care fotografiază, ca să-și poată încărca direct pozele de pe telefon.
Mutați documentele existente: fiecare om încarcă în dosarul potrivit ce are la el. Fixați un termen, de exemplu două săptămâni.
Documentele noi (rapoarte, cereri de finanțare) creați-le din contul asociației sau transferați-le proprietatea către acest cont după ce sunt gata.
Puneți în calendar o verificare la fiecare trei luni: cine mai are acces, ce trebuie arhivat, dacă mai e spațiu liber.
Cu AI
Dacă nu știți cum să împărțiți dosarele, un asistent AI vă poate propune o structură pornind de la ce face asociația. Adaptați-o la nevoile voastre: cu cât sunt mai puține dosare, cu atât se țin mai ușor în ordine.
Suntem o asociație obștească mică dintr-un sat din Republica Moldova. Facem ateliere pentru femei, colecte pentru familii în dificultate și mese calde pentru bătrâni de sărbători. Scriem câteva cereri de finanțare pe an și trebuie să raportăm finanțatorilor.Propune-mi o structură de dosare pentru Google Drive, de maximum 6 dosare principale, fiecare cu 2-4 subdosare, și o regulă simplă de denumire a fișierelor.Explică pe scurt ce intră în fiecare dosar.
Verificați înainte să-l dați echipei
Proprietarul dosarului principal este contul asociației.
Cel puțin doi oameni din consiliu știu parola contului asociației și o păstrează în siguranță, de exemplu într-un manager de parole ca Bitwarden.
Niciun dosar cu date personale (liste de beneficiari, copii de buletin, contracte) nu are setat accesul „Oricine are linkul”.
Fiecare membru a primit linkul și a deschis dosarul măcar o dată.
Documentul „Citiți-mă” explică pe scurt structura și regula de denumire.
