Asociația a încheiat curățenia de primăvară de lângă pârâu, finanțată printr-un grant mic. Finanțatorul cere în două săptămâni un raport narativ. Fotografiile sunt pe telefoanele mai multor voluntari, lista de participanți e pe hârtie, iar fiecare își amintește altfel cum a fost. Vor să scrie raportul repede, dar corect, și să publice apoi un rezumat pe Facebook.
Raportul de activitate răspunde la o singură întrebare: ați făcut ce ați promis și ce s-a schimbat? Dacă ați avut un cadru logic, jumătate din raport e deja schițată: rezultatele și indicatorii vă spun ce să povestiți. Raportul financiar e separat și se face după formularul finanțatorului.
De ce aveți nevoie
Formularul de raport al finanțatorului (dacă există) și cadrul logic din cererea de finanțare.
Adunați materialele într-un loc. Rugați voluntarii să încarce fotografiile în același dosar din Drive-ul comun, până la o dată fixă. Treceți lista de pe hârtie în tabel.
Copiați structura cerută. Dacă finanțatorul are un formular, folosiți titlurile lui. Dacă nu, folosiți: Pe scurt; Ce am planificat; Ce am făcut; Rezultate și indicatori; Ce nu a mers și ce am învățat; Pașii următori; Anexe.
Scrieți tabelul cu indicatori primul. Pentru fiecare indicator din cadrul logic: ce ați promis, ce ați obținut, sursa dovezii. De exemplu: „Cel puțin 30 de voluntari” / „42 de voluntari” / „Lista de prezență, anexa 1”. Cifrele le luați din tabel, chiar dacă vă amintiți altfel.
Povestiți ce ați făcut, în ordine. Pentru fiecare activitate: când, unde, cine a participat, ce s-a întâmplat. Fraze scurte, la persoana I plural („am organizat”, „am adunat”).
Arătați schimbarea. Fotografiile înainte și după, un citat al unui locuitor, un grafic simplu făcut în Datawrapper sau în Google Sheets. Sub fiecare fotografie, o frază de explicație.
Spuneți cinstit ce nu a mers. O activitate amânată din cauza vremii, mai puțini participanți decât ați sperat dintr-un sat. Explicați de ce și ce ați făcut. Finanțatorii au mai multă încredere în asociațiile care spun și ce n-a mers.
Pașii următori. Ce rămâne după proiect: cine întreține panourile, când e următoarea curățenie, ce a promis primăria.
Recitiți cu cadrul logic alături. Fiecare rezultat promis trebuie să apară în raport, cu dovada lui. Apoi dați raportul unui coleg care nu a participat: înțelege ce s-a întâmplat?
Faceți varianta scurtă pentru comunitate. Din același raport, 4-5 fraze și cele mai bune 3 fotografii, pentru Facebook sau pentru profilul asociației pe ngo.md. Mulțumiți voluntarilor și menționați finanțatorul așa cum cere contractul.
Cu AI
Un asistent AI vă poate transforma notițele într-un prim text, dar nu știe ce s-a întâmplat la voi. Dați-i doar faptele și verificați fiecare frază.
Ajută-mă să scriu partea narativă a unui raport de activitate pentruun finanțator. Suntem o asociație obștească din Republica Moldova.Activitatea: [ce, când, unde].Ce am promis în proiect (rezultate și indicatori): [lista].Ce am obținut, cu cifre: [lista].Ce nu a mers și de ce: [notițe].Citate de la participanți (cu acordul lor): [citate].Scrie un text clar, la persoana I plural, cu secțiunile: Ce am făcut,Rezultate, Ce am învățat, Pașii următori.Folosește doar informațiile de mai sus. Nu adăuga cifre, nume sauîntâmplări care nu apar în notițele mele. Dacă lipsește o informațieimportantă, scrie [DE COMPLETAT].
Nu lipiți în prompt nume complete, telefoane sau date despre sănătatea participanților.
Verificați înainte să publicați
Fiecare indicator promis apare în raport, cu cifra obținută și sursa dovezii.
Toate cifrele vin din liste și tabele, verificate de două persoane.
Fotografiile cu oameni au acordul acestora (și al părinților, pentru copii).
Ați scris și ce nu a mers, cu explicație.
Nu a rămas niciun „[DE COMPLETAT]” sau vreo frază inventată de AI.
Finanțatorul e menționat așa cum cere contractul (logo, formulare).
Varianta scurtă pentru comunitate e gata de publicat.
