Pe scurt
Google Drive este spațiul de stocare online care vine cu orice cont Google (Gmail). Păstrați acolo fișiere de orice fel și le dați acces celor din echipă, cu drept de vizualizare, de comentare sau de editare. Pentru o asociație, rezolvă problema documentelor împrăștiate prin telefoane și e-mailuri personale.
La ce îi folosește unei asociații
- Un dosar comun cu actele asociației: statut, certificat de înregistrare, procese-verbale.
- Pozele de la fiecare activitate, strânse de la toți voluntarii într-un singur loc.
- Rapoartele și documentele de proiect, la care lucrează mai mulți oameni deodată, în Google Docs și Google Sheets.
- Un link pe care îl trimiteți unui finanțator sau partenerului, în loc de zece atașamente.
Primii pași
- Creați (sau folosiți) un cont Gmail al asociației, cu o parolă puternică și autentificare în doi pași. Acesta va fi proprietarul dosarului comun.
- Intrați pe drive.google.com sau deschideți aplicația Google Drive pe telefon.
- Apăsați pe „Nou” și creați un dosar principal cu numele asociației.
- În interiorul lui, creați câteva subdosare clare: Acte, Proiecte, Poze, Rapoarte, Ședințe.
- Deschideți meniul dosarului principal și alegeți „Trimiteți” (Share). Adăugați adresele de e-mail ale membrilor și alegeți rolul fiecăruia: Cititor, Comentator sau Editor.
- Încărcați primele documente: statutul și lista de contacte a echipei.
- Instalați aplicația Drive pe telefoanele celor care fac poze la evenimente, ca să le încarce direct în dosarul Poze.
Tutoriale
- Centrul de ajutor Google Drive: instrucțiuni oficiale în română, pentru calculator și telefon.
- Trimiteți fișierele din Google Drive: cum dați acces altora și ce înseamnă fiecare rol.
Atenție
Ce să aveți în vedere
- Spațiul gratuit e comun pentru Gmail, Drive și Google Foto. Filmările lungi îl umplu repede. Păstrați pe Drive doar ce aveți nevoie.
- Opțiunea „Oricine are linkul” face un fișier accesibil oricui primește linkul, chiar și din greșeală. Nu o folosiți pentru liste cu date personale, copii de buletin sau documente financiare.
- Un fișier încărcat sau creat de un voluntar din contul lui rămâne în proprietatea lui, chiar dacă stă în dosarul asociației. Înainte să plece cineva din echipă, rugați-l să transfere proprietatea documentelor importante către contul asociației sau faceți copii ale lor din contul asociației. Apoi scoateți-i accesul.
- Google are un program pentru ONG-uri (Google pentru organizații nonprofit). Verificați eligibilitatea pentru Moldova pe pagina programului.